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    事业单位文书档案信息化建设探析

    摘要:本文在分析了事业单位文书档案信息化建设必要性及原则基础上,有针对性地提出了信息化管理对策,这对提升事业单位文书档案管理信息化水平具有积极的现实意义。

    关键词:文书档案;信息化;事业单位

    21世纪,人类已经迈入了信息化时代。信息化时代深刻地影响着事业单位文书档案的形成、保管和利用模式,在信息与网络已经成为事业单位办公的重要手段和载体时,信息资料不断增多,在事业单位日常行政管理活动过程中形成的大量具有保存价值的文字、图表、声像等,它们真实地反映出事业单位的日常运行和管理活动,而电子文件信息资料大幅增加、对信息传输的效率要求更高。尤其是信息技术与传统档案管理相结合,实现了传统事业单位文书档案从收集、整理、存储、利用及销毁的“全生命”周期的信息化,提高了事业单位文书档案管理的效率和质量。

    1事业单位文书档案信息化建设的必要性

    与传统文书档案管理模式及现实效果不同的是,信息化建设深刻地改变着事业单位文书档案管理的模式和效率,给档案领域带来了深刻的影响和变化。信息化时代,做好文书档案信息化管理具有明显的现实意义和价值功能。1.1提升办公效率的现实需要。信息化时代,档案管理与计算机应用融合,现代计算机技术的应用,使事业单位在日常管理活动中形成的文书档案做到了随时收集、传输和自动归档,进一步减轻了传统档案工作的固有上门移交或收集模式,使档案管理与文书资料形成同步,极大地减轻了日常管理的工作量,也显著提升了文书档案管理的效率。例如:在传统文书档案管理模式下,需要对业已整理结束的档案文件进行修改或完善,势必要拆卷重新整理、装订,不仅消耗大量人力、物力,也因操作效率低下而影响到整个管理效率。信息化时代背景下,计算机技术的应用,要修改完善相关资料,只需要对电子文档进行修缮后打印即可,这显著提升了工作效率。此外,信息化建设,使档案的编目、著录,以及后期的查询、利用和档案编研等工作更加便捷,文书档案的管理工作更加简便易行和高效。1.2满足信息共享的现实需要。信息化时代,国与国的竞争、企业与企业的竞争,实际上就是各种信息流、物流、技术流的的竞争。传统文书档案管理模式下,事业单位内部的档案信息常常为档案管理部门和形成部门所掌握,形成了“信息孤岛”现象,文书档案中所承载着的重要信息资料难以跨部门或时空区域的限制,文书档案的信息共享度不高。信息化时代,现代信息技术以及计算机、互联网技术在事业单位文书档案管理中的应用,使传统的纸质文书档案以电子文档形式存在,纸质档案内容经信息化加工、提炼后形成一份份文献信息,使得文书档案中所承载着的宝贵信息资源突破了传统意义上的物理空间限制,登录档案管理平台即可查询到所需文书档案信息资料,档案信息实现了在不同部门、区域之间的流通和信息共享,不仅提升了档案信息的利用效率,而且极大地发挥出了文书档案信息的利用价值。1.3电子文件稳定保存的现实需要。传统纸质档案容易受到高温、高湿、火灾、虫蛀、氧化剂等影响,在后期的频繁使用中易遭受到破坏,文书档案保存的安全性得不到有效保障。将传统的事业单位纸质文书档案进行信息化管理后,纸质档案形成一份份电子文件模式,并且随着现代信息技术的更新发展,无论是存储还是读取都更加的安全。档案的查询和利用只需登录档案管理系统,调阅相关电子文件档案即可,这实现了电子文件保存的稳定化,在档案利用时不会对原始档案资料产生过多侵扰,这也是对传统文书档案的?;?,使文书档案保存受外部环境影响较小,保存的寿命更长,稳定性更强。1.4文书档案高效利用的现实需要。档案的价值在于其利用,为经济社会发展和事业单位日常管理提供信息借鉴和参考。文书档案是事业单位在日常管理活动中形成的具有保存价值的重要信息资料,通过档案信息的查询、利用,能够指导现实人、财、物和其他各项事业的管理更加科学、合理。在传统档案管理模式下,档案的查询和利用常常受到时间和空间的限制,需要到单位的档案管理部门现场借阅,文书档案的利用效率低下。信息技术的应用,档案利用者可直接在网上查阅或者发起查阅申请,由事业单位档案文书档案管理人员在线提供服务,在线审查是否满足利用条件,并通过在线提供所需档案服务,还可以实现一对一的在线咨询服务,文书档案的利用效率显著提升,价值功能也得到了充分的发挥。

    2事业单位文书档案信息化建设基本原则

    为了有效管理事业单位文书档案,使其更好地适应和服务好社会主义市场经济及单位发展,需要提升事业档案文书档案信息化建设进程,并提升事业单位档案管理的信息化水平。要遵循以下基本原则:2.1安全性原则。无论是传统档案管理模式下的文书档案管理,还是信息化时代的档案管理,安全都是档案管理的首要考虑因素。信息化时代,事业单位文书档案面临着非传统的威胁因素,这就需要采取相应措施确保文书档案信息的安全和保密。一方面,要确保电子文件保存的可靠性。计算机技术的应用,形成了大量的电子文件,由于计算机软件和硬件技术的不断更新,大量电子文件以文本形式保存,需要加强安全管理。另一方面,要注重网络软件的安全性。通过网络实现传输、利用和管理,一旦发生网络软件漏洞或缺陷就会造成档案泄密,因此要确保网络平台安全。2.2规范性原则。计算机信息技术的应用,要求建立电子档案时应做好文档形成、收集、鉴定和利用的全周期规范。严格按照国家档案局、工业和信息部等出台的电子档案文件格式、技术软件和收集整理标准执行,形成一套完善的文书档案管理模式。2.3效益、服务性原则。社会主义市场经济条件下,衡量事业单位文书档案管理成效的重要参考标准就是其效率和效益。作为新的管理模式和形式,信息化时代的事业单位文书档案管理应坚持效率和效益优化原则,即注重发挥电子文书档案在事业单位,以及经济社会发展中作用和功能的发挥,并处理好效益与服务二者之间的关系,坚持“求效益,更重服务”的原则。

    3事业单位文书档案信息化建设对策

    3.1健全文书档案信息化标准体系。由于受档案实体的影响,以及适应信息技术发展的变化日新月异的特点需要,需要根据信息技术的发展,不断健全和完善事业单位文书档案信息化标准体系,构建符合新时期事业单位文书档案信息化收集、整理、归档和利用的标准体系。例如,严格执行《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)等等,并在信息化发展的基础上,不断地出台、修订和完善电子档案信息管理标准体系。3.2夯实文书档案信息化基础工作。事业单位档案信息化管理离不开必要的硬件和软件作为支撑。一方面,事业单位领导要高度重视信息化建设,为信息化建设提供必要的人、财、物的支持。添置信息化建设必备的计算机、数码扫描仪、光盘刻录机等硬件,另一方面,要积极采购信息化管理所需的软件,积极构建事业单位文书档案信息化所需的数据库,以及档案局域网和互联网建设。此外,加强信息化管理的安全设施投入,购买正版杀毒软件、密钥等,还要根据文书档案信息化管理的现实需要,通过招聘、遴选等形式,引进档案信息化管理所需的专业人才,为文书档案信息化管理提供必要的基础设施。3.3丰富文书档案信息化资源建设。一方面,要与办公自动化OA系统进行的有机结合,建立办公与档案信息化管理同步,实现电子文书档案的自动化生成和保管。另一方面,要加快对馆藏文书档案资料的信息化进程,通过扫描、拍照等形式,将历史文书档案数字化扫描,转化成为电子文件形式,并按照档案进行管理,建立全文数据库,为后期的查询和利用提供丰富的信息资源。3.4提升文书档案信息化管理水平。事业单位文书档案信息化管理离不开一支高素质的信息化人才队伍。他们既要熟悉机关文书业务知识,也要掌握计算机应用技术、数据网络维护知识,以及信息利用和安全保密知识等。为此,一方面,积极加强在岗人员的业务培训,根据信息化档案管理的需要,安排专业知识的培训。另一方面,根据文书档案信息化管理的需要,适当增加人员引进力度,注重引进具有专业档案知识背景,并掌握一定信息技能的复合型人才,为文书档案信息化管理提供必要的人才支持和保障。

    参考文献:

    [1]黄瑛.试论文书档案信息化管理[J].机电兵船档案,2013(2):64—66.

    [2]刘敏.事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案,2019(2):25—26.

    [3]刘亚红.文书档案信息化管理探讨[J].城建档案,2018(1):34—35.

    [4]赵芳.文书档案信息化管理的推动力初探[J].兰台内外,2018(5):17—18.

    [5]孙罡.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设研究[J].图书情报,2018(5)37—38.

    作者:张雪

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